Zmiany w Kodeksie pracy – od 27 stycznia 2026 roku więcej wniosków kadrowych można składać w postaci elektronicznej

02.02.2026

27 stycznia 2026 roku weszła w życie nowelizacja Kodeksu pracy, która wprowadza istotne uproszczenia w komunikacji między pracodawcą, a pracownikami. Wiele wniosków i dokumentów, które dotychczas mogły być składane wyłącznie w formie pisemnej, od teraz będzie można złożyć również w postaci elektronicznej.

Wprowadzona w ustawie możliwość wykorzystania postaci elektronicznej dotyczy enumeratywnie wskazanych w ustawie czynności, w przypadku których odpowiednio pracodawca lub pracownik będzie mógł wybrać w jakiej postaci (papierowej lub elektronicznej) dokona określonej czynności. Co istotne, strony mają w dużą swobodę w wyborze formy dokumentu. Dokumenty mogą być przekazywane m.in. za pośrednictwem służbowej poczty elektronicznej, systemu kadrowo-płacowego czy wewnętrznego komunikatora wykorzystywanego w organizacji.

Nie ma wymogu, aby pracownik posługiwał się kwalifikowanym podpisem elektronicznym przy składaniu wskazanych w ustawie dokumentów. Jak wynika z uzasadnienia ustawy, zachowanie postaci elektronicznej nie ogranicza się wyłącznie do podpisu kwalifikowanego (ten nadal jest wymagany np. przy zawieraniu umowy o pracę), ale obejmuje także prostsze formy komunikacji, takie jak wiadomość e-mail – o ile możliwa jest identyfikacja osoby składającej ten dokument. Pracodawcy mogą więc dostosować sposób obiegu dokumentów do specyfiki organizacji, stopnia jej cyfryzacji oraz potrzeb pracowników.

Formę postaci elektronicznej będzie można stosować w przypadku: przekazania informacji o monitoringu; przekazania informacji o warunkach przejścia zakładu pracy na innego pracodawcę; konsultacji zamiaru wypowiedzenia umowy o pracę z zakładową organizacją związkową; sporządzenia rozkładu czasu pracy pracownika; braku obowiązku sporządzania rozkładu czasu pracy; informowania przez pracodawcę właściwego okręgowego inspektora pracy o zatrudnianiu pracowników pracujących w nocy.

W postaci elektronicznej będzie można też złożyć dokumenty w przypadku: występowania przez pracownika z wnioskiem o zastosowanie do niego indywidualnego rozkładu czasu pracy, skróconego tygodnia pracy, systemu pracy weekendowej oraz ruchomego czasu pracy; występowania przez pracownika z wnioskiem o odpracowanie zwolnienia od pracy udzielonego w celu załatwienia spraw osobistych; występowania przez pracownika z wnioskiem o udzielenie czasu wolnego od pracy za czas przepracowany w godzinach nadliczbowych; występowania przez pracownika z wnioskiem o udzielenie urlopu bezpłatnego; wyrażenia zgody przez pracownika na udzielenie urlopu bezpłatnego w celu wykonywania pracy u innego pracodawcy; potwierdzenia przez pracownika zapoznania się z przepisami oraz zasadami bezpieczeństwa i higieny pracy.

Nowelizacja Kodeksu pracy przewiduje również zmiany w terminie wypłaty ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy. Dotychczas przepisy nie wskazywały wprost terminu wypłaty tego składnika, jeżeli dochodziło do rozwiązania umowy o pracę. Nowe regulacje jednoznacznie porządkują tę kwestię – od teraz termin wypłaty ekwiwalentu będzie wynikał z Kodeksu pracy.

Pracodawca będzie dokonywał wypłaty ekwiwalentu:

– w terminie wypłaty wynagrodzenia, albo

– w ciągu 10 dni od dnia rozwiązania umowy, gdy termin wynagrodzenia przypada przed ustaniem zatrudnienia. Jeżeli ustalony w ten sposób termin wypłaty jest dniem wolny od pracy, ekwiwalent wypłaca się w dniu poprzedzającym ten dzień.